Avec tout ce qui se passe en ligne de nos jours, du travail à distance aux candidatures scolaires et aux tests de compétence en anglais, c’est une bonne idée de vous procurer une signature électronique. Ou attendez, est-ce une signature numérique ? Découvrons les différences entre une signature numérique et une signature électronique.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique est comme un équivalent électronique d’une marque de signature, tout comme les sceaux de cire, les timbres et les signatures manuscrites, mais sous forme électronique. Cela a autant de valeur légale que votre signature écrite dans de nombreux pays, y compris l Australie, la Chine, les États-Unis, l Union européenne et le Royaume-Uni Juste pour en nommer quelques-uns.
La définition américaine, par exemple, indique qu’il peut s’agir « d’un son, d’un symbole ou d’un processus électronique » tant que la personne qui l’utilise prévoit de l’utiliser sur un document « électronique » comme signature.
Normalement, les signatures électroniques sont des images copiées-collées sur un document électronique – un peu comme signer des timbres sur papier. Mais comme les tampons de signature et les signatures manuscrites, n’importe qui peut le falsifier s’il en avait une copie qu’il pourrait recréer. Heureusement, il existe un moyen de contourner cela.
Qu’est-ce qu’une signature numérique ?
Les signatures numériques sont l’équivalent mathématique du certificat de copie conforme d’un avocat. Il garantit l’origine et l’authenticité d’un document d’une manière qu’aucune autre technologie similaire ne peut égaler.
Les signatures numériques et les signatures électroniques sont utilisées ensemble pour fournir un consentement légal. Vous utiliserez toujours des signatures électroniques pour signer des papiers en ligne tandis qu’une machine spéciale génère et vérifie avec des signatures numériques pour vous.
Souvent, vous ne pouvez généralement pas voir une signature électronique en tant qu’utilisateur final. Les plus simples seraient les numéros d’identification. Ceux-ci sont générés mathématiquement (ou logiquement) pour signifier quelque chose – bien que ce soit généralement l’ordre dans lequel le document a été généré ou authentifié.
Cependant, différentes signatures numériques sont générées à l’aide de différents types de techniques cryptographiques. Parfois, ces techniques sont gardées secrètes afin que les gens ne puissent pas tromper le système et créer des signatures numériques fausses mais valides.
Conseil: Si vous voulez juste ajouter votre signature dans Google Docsvoici comment procéder.
Signature numérique vs signature électronique
Vous connaissez maintenant les signatures numériques et électroniques. Approfondissons un peu la différenciation de chacun.
Dans le jargon commercial normal, les signatures numériques et les signatures électroniques signifient généralement la même chose. Les gens ont tendance à les utiliser de manière interchangeable. Ce n’est pas comme si quelqu’un en dehors de l’informatique aurait jamais besoin de penser aux signatures numériques en plus de leurs numéros d’identification.
En fait, certains l’appelleraient simplement « e-sigs ».
Cependant, il y a des moments où vous devez utiliser l’un sur l’autre, en particulier dans les cas de niche pour les signatures numériques.
Signatures numériques | Signatures électroniques | |
---|---|---|
Vitesse | Dépend de la vitesse du système. | Aussi vite que vous pouvez copier-coller une signature photo. |
Sécurité | Presque impossible à falsifier. | Peut être falsifié par quelqu’un qui a une copie de votre signature. |
Marques visuelles | Difficile à voir ou à comprendre. | Identifiable en un coup d’œil |
But | Pour les systèmes automatisés. | Pour les vérificateurs humains. |
Utilisez une signature numérique si :
- Vous envoyez plusieurs documents à plusieurs reprises
- Vous ne voulez pas que trop de personnes consultent des informations confidentielles
- Vous êtes à risque pour les pirates et les fraudeurs qualifiés
Votre signature numérique a le même objectif que la raison pour laquelle les gens vous demandent de signer des choses tout le temps. C’est une façon formelle et légale de dire que vous avez pris connaissance du contenu du document, donc que vous l’avez signé. Mais vous l’avez signé de manière numérique.
Étant donné que les signatures numériques sont utilisées avec un logiciel spécial, personne n’a à voir à quoi ressemble le document. Quelqu’un du service des ressources humaines, par exemple, peut envoyer un formulaire d’enquête sur les conditions de travail et la sécurité au travail pour que d’autres employés le remplissent. Avec un outil spécial pour vérifier les documents signés numériquement, vous verrez si le formulaire provient d’un employé honnête ou d’un gestionnaire infidèle cherchant à modifier son évaluation des performances.
Utilisez une signature électronique si :
- Vous avez besoin d’un humain pour vérifier un document
- Vous demandez des données à des personnes extérieures à votre organisation
- Vous avez besoin d’un consentement légal
D’autre part, les signatures électroniques sont rapides, solides et agréables à regarder.
Presque tous ceux qui peuvent voir – même les moins férus de technologie parmi nous – et regarder un morceau de papier et dire que c’est une signature. C’est votre signature et elle ressemble aux autres signatures dans les autres parties du document.
De plus, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde utilise les mêmes technologies pour passer immédiatement aux signatures numériques. Et même les technologies les plus rapides liées à la cryptographie ne sont pas assez rapides pour gérer un millier de personnes effectuant des transactions dans la même seconde.
Applications pour signer avec une signature électronique
La façon la plus simple de créer une signature électronique consiste à éditer une photo de votre signature et à la coller sur le document à l’aide d’un traitement de texte. Mais le collage peut devenir fatigant lorsque vous devez signer plusieurs parties d’un document.
Voici quatre applications pour vous aider à signer avec des signatures électroniques.
1. DocuSign
Prix: 10 $ par mois (Personnel) / 25 $ par mois (Standard) / 40 $ par mois (Business Pro)
Essai gratuit: 30 jours
DocuSign est une application puissante mais simple qui vous permet de signer plusieurs documents et de suivre chacun d’eux. Ce dernier est idéal pour envoyer plusieurs documents à plusieurs personnes. Gardez simplement un œil sur la limite de 50 utilisateurs en ligne. S’il semble que vous l’atteindrez bientôt, vous devrez peut-être bénéficier d’un plan plus personnalisé qui répondrait à vos besoins.
Avantages:
- Peut être utilisé directement avec Google Drive
- Les plans Standard et Business Pro vous permettront de signer autant de documents que nécessaire
- Plans améliorés personnalisables
Les inconvénients:
- Le plan personnel ne vous permet de signer que jusqu’à cinq documents par mois
- Le plan Business Pro est limité à 50 utilisateurs seulement
2. Signe Adobe
Prix: 12,99 $ par mois (Acrobat Standard) / 19,99 $ par mois (Acrobat Pro)
Essai gratuit: 7 jours d’Acrobat Pro pour 1 utilisateur
Si vous utilisez déjà les outils Adobe au sein de votre organisation, Signe Adobe vient avec un abonnement d’Adobe Acrobat. Vous pouvez obtenir Standard ou Pro – les deux l’ont. La seule différence est que l’abonnement Pro vous permet de transformer des documents numérisés en fichiers PDF modifiables et d’en supprimer les informations. Bien que pour un prix plus élevé, vous devriez vous abonner en raison des autres services d’Adobe, et pas seulement parce que vous vouliez Adobe Sign.
Avantages:
- Envoi groupé
- Fonctionne avec Adobe Reader
- Permet de suivre et de gérer vos signatures électroniques
Les inconvénients:
- Un peu difficile à configurer pour accéder aux fichiers Google Drive
- Un peu cher par rapport aux autres options
3. DocHub
Tarification : 10 $ par mois
Essai gratuit: 2000 documents au total, 5 documents par mois
Si vous êtes pressé et que vous devez signer un ou deux documents et en finir, DocHub vous permet de le faire sans avoir à sortir votre carte de crédit. De plus, il est peu probable que vous utilisiez la limite de 2 000 documents pour un usage personnel. Cela devrait également vous laisser de nombreuses utilisations pour ses autres fonctionnalités, telles que les demandes de signature.
Avantages:
- Prix le plus bas à payer pour accéder à toutes les fonctionnalités
- Peut être utilisé directement avec Google Drive
- Meilleur essai gratuit
Les inconvénients:
- Pas de réduction pour plusieurs utilisateurs par organisation
- Pas de suivi des documents
4. Perte
Tarification : 9 $ par mois (Starter) / 19 $ par mois (Pro) / 199 $ par mois (Business)
Essai gratuit: total 3 documents par mois, mais ne vous permet de signer que 2 documents par mois
Celui-ci peut sembler peu pratique à première vue, mais Lumin a son cas d’utilisation particulier. Bien qu’il y ait une limite au nombre de documents que vous pouvez « terminer » chaque mois, rappelez-vous que la limite se réfère à la pile de documents et non au nombre de fois que vous pouvez signer. Vous pouvez combiner ces documents pour former une pile plus grande qui compte comme une seule pile de documents. Il est préférable de l’utiliser lorsqu’il y a beaucoup de papiers à faire et à signer à des moments sporadiques du mois.
Avantages:
- Peut être utilisé directement avec Google Drive
- A un forfait gratuit
- Signature illimitée pour les forfaits payants
Les inconvénients:
- Redact n’est disponible que pour le plan Business, ce qui coûte cher
- Il y a une limite au nombre de documents avec lesquels vous pouvez travailler dans tous les plans
Questions fréquemment posées
Comment créer une signature numérique ?
Contrairement aux signatures électroniques, les signatures numériques sont créées par des programmes qui utilisent leurs propres algorithmes pour vous attribuer un numéro unique. Sur Microsoft Office, vous pouvez générer un certificat numérique (qui contient une signature numérique) en exécutant le programme « Selfcert.exe ».
Comment savoir si une signature électronique n’a pas été falsifiée ?
Normalement, vous ne le feriez pas. Cependant, les services de signature électronique tels que DocuSign peuvent vous permettre de créer une piste d’audit qui est un journal des événements survenus au document, de son envoi à sa signature et à son renvoi.